Controlar os processos que estão sob sua responsabilidade é uma tarefa que exige habilidade e compreensão de todas as etapas e de cada detalhe, pois os processos são contínuos. Após a conclusão de um processo, é preciso voltar para o início e começar outro novamente. Quanto mais um processo é executado, mais se aprende sobre ele, o que contribui para que seja aperfeiçoado constantemente.
Ao assumir o controle dos seus processos, é necessário fazer análises minuciosas e realizar o devido mapeamento. Isso o auxiliará no desenvolvimento de fluxogramas e demais orientações que vão nortear os processos, a fim de padronizar a execução e evitar o surgimento de erros, facilitando o acompanhamento e as correções que forem necessárias por meio das análises da eficiência (internamente) e da eficácia (externamente).
Evidentemente, o controle de processos exige atenção para os aspectos que caracterizam os índices de qualidade como os itens que seguem abaixo.
Segurança
A segurança do processo pode ser entendida sob uma visão multidisciplinar, cujo objetivo é garantir bem-estar às partes envolvidas no desenvolvimento de atividades, a fim de estimular o estabelecimento de um ambiente de trabalho produtivo e saudável, além de inibir o trabalho manual, propenso a erros. Os principais objetivos da segurança do processo visam à contribuição para a cultura preventiva; a avaliação da integridade dos elementos mitigadores e preventivos para os cenários de risco; e evidenciar a existência de práticas seguras por meio do cumprimento dos padrões, requisitos e normas estabelecidas.
Análise de falhas
Analisar falhas é primordial no controle de processos. A atividade busca identificar possíveis erros e mensurar riscos associados a eles, para verificar a relação de causa e efeito. Também contribui para elaboração de estratégias que impeçam o surgimento de adversidades causadas por atividades manuais, substituindo-as por ferramentas digitais. É bastante válido investigar o histórico de erros e problemas recorrentes, pois pode ser necessário especificar melhor cada procedimento. A verificação permite identificar os fatores em desconformidade com os padrões estabelecidos, impondo a elaboração de propostas de ajustes para que as ações sejam realizadas de acordo com os índices de eficiência e qualidade exigidos.
Novos métodos
O controle eficiente de processos tolhe a gestão manual e as práticas ultrapassadas, uma vez que as atuais exigências indicam a necessidade de novas modalidades de trabalho com equipes cada vez mais reduzidas, buscando o aumento da produtividade e a excelência na qualidade dos produtos e serviços. Para essa finalidade, é recomendável a aplicação de metodologias ágeis, as quais favorecem o desenvolvimento do trabalho, deixando-o mais dinâmico, flexível e produtivo, o que contribui para a integração organizacional e economia de recursos.
Tecnologia
O uso de ferramentas digitais é decisivo para o controle dos processos. A tecnologia evita o surgimento de falhas, desperdício de recursos, simplifica procedimentos, agiliza a execução das atividades, melhora a comunicação, encurta as distâncias, integra departamentos e pessoas, permitindo o acompanhamento do trabalho em tempo real. Também contribui para a obtenção célere de dados e diagnósticos, análises detalhadas e tomadas de decisão, colaborando para o desenvolvimento do trabalho no cotidiano da sua organização.
Retrabalho
O retrabalho é o vilão da produtividade e deve ser combatido por meio do planejamento adequado e devidas avaliações que permitam ao gestor identificar os processos que estão exigindo mais recursos para acabar com desperdícios. Isso favorece a reestruturação de atividades, a automatização dos processos, o aprimoramento da comunicação organizacional e a atuação estratégica. Tamanho ajuste proporciona mais transparência, agilidade, inovação, motivação.
Dados
A necessidade de uso da internet e de recursos tecnológicos atinge empresas de todos os portes e interfere no trabalho de profissionais de diferentes níveis hierárquicos, o que exige preparo e constante atualização técnica das equipes que lidam com dados, manuseio e segurança das informações. O controle de dados reforça o planejamento estratégico, pois prevê captação, análise, organização e armazenamento de informações obtidas de diversas fontes. Os dados devem ser entendidos como ativo corporativo.
Relatórios
Mais do que números, a elaboração de relatórios favorece a mensuração de produtividade e a avaliação de resultados por meio dos indicadores que apresenta. Além disso, a interpretação dos relatórios contribui para a tomada de decisões. Primeiramente, é preciso acompanhar o desenvolvimento de cada etapa dos processos. Na sequência, deve-se analisar o desempenho das atividades de modo geral e depois checar as análises com mais detalhes. O passo seguinte é identificar os piores e os melhores resultados, ressaltando o que deve ser contido e o que pode ser alavancado.
Pode até parecer algo desafiador, mas ao definir um método de trabalho favorável e contar com o apoio das ferramentas adequadas, fica mais fácil trabalhar os pontos favoráveis da empresa para otimizar os impactos positivos, de modo que os relatórios contribuam às ações de inteligência da empresa e favoreçam os ajustes no controle de processos. Por isso, o investimento em práticas eficientes vai refletir em resultados melhores e no crescimento da sua organização.
